05/06/2013
SOP Security
GARIS BESAR PROSEDUR OPERASIONAL
DAN STANDAR LAYANAN SATUAN PENGAMANAN
GARIS BESAR OPERASIONAL PROSEDUR
I. UMUM
Satpam/ Security adalah suatu kelompok petugas yang dibentuk oleh instansi/ badan usaha yang melaksanakan pengamanan fisik dalam rangka menyelenggarakan keamanan di lingkungan/ kawasan kerjanya. Pengamanan fisik adalah segala usaha dan kegiatan mencegah/ mengatasi timbulnya ancaman dan gangguan keamanan dan ketertiban lingkungan instansi terkait secara fisik melalui kegiatan pengaturan, penjagaan dan perondaan serta kegiatan lain yang sesuai dengan kebutuhan di perusahaan. Pelaksanaan pengamanan dilakukan oleh satpam/ security selama 24 Jam dengan kekuatan personel yang disusun dalam sistem jaga Shift.
Tugas Pokok Satpam/ Security
Menyelenggarakan keamanan dan ketertiban di lingkungan kerja perusahaan berupa pengamanan fisik (Physical security) dan pelayanan.
Fungsi Satpam
Segala usaha dan kegiatan melindungi dan mengamankan lingkungan kerja dan sekitarnya dari setiap gangguan keamanan dan ketertiban serta pelanggaran hukum (Preventive Role) dan menciptakan pengamanan.
Peranan Satpam/ security
Dalam rangka melaksanakan tugasnya satpam mempunyai peranan sebagai berikut : Unsur membantu pimpinan perusahaan tempat dia bertugas dibidang keamanan dan pelayanan lingkungan/ kawasan kerja.
Unsur pembantu Polri dalam pembinaan keamanan dan ketertiban di bidang penegakan hukum dan security Mindedness dalam lingkungan/ kawasan kerja.
Kegiatan pokok satpam/ security
Mengadakan peraturan dengan maksud menegakkan tata tertib yang berlaku di lingkungan kerjanya, khusus yang menyangkut keamanan dan ketertiban dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan perusahaan seperti:
· Pengaturan tanda pengenal pegawai/ keryawan
· Pengaturan penerimaan tamu
· Pengaturan parkir kendaraan
· Mengisi jurnal pengamanan
· Memberikan pelayanan secara baik kepada klien/ nasabah
Melaksanakan penjagaan dengan maksud mengawasi keadaan atau hal-hal yang mencurigakan di sekitar lokasi kerja dan sekitar tempat tugasnya.
Melakukan perondaan sekitar kawasan/ sekitar kerjanya menurut rute dan waktu yang ditentukan dengan maksud mengadakan penelitian dan pemeriksaan terhadap segala sesuatu yang tidak wajar dan tidak pada tempatnya yang dapat atau diperkirakan menimbulkan ancaman dan gangguan serta mengatur kelancaran lalu lintas di luar kawasan atau sekitar lingkungan Perusahaan.
Mengadakan Pengawalan uang/ barang apabila diperlukan.
Mengambil langkah-langkah dan tindakan sementara bila terjadi tindak pidana antara lain:
· Mengamankan tempat kejadian (TKP)
· Menangkap dan memborgol pelakunya (apabila tertangkap basah)
· Menolong korban
· Melaporkan/ meminta bantuan polisi setempat secepatnya.
Memberikan tanda–tanda bahaya atau keadaan darurat melalui alat–alat alarm atau kejadian lain yang membahayakan jiwa, dan atau harta benda orang banyak di sekitar Perusahaan serta memberikan pertolongan dan bantuan penyelamatan.
II. TATA TERTIB DAN PELAKSANAN TUGAS SATPAM
A. Sikap Tampak dan Perilaku Anggota Satpam:
1. Anggota satpam diwajibkan memelihara kebersihan badan dan pakaian seperti:
· Rambut harus dicukur rapi dan bersih.
· Dilarang memelihara jenggot dan jambang.
· Berpakaian rapi, bersih dan lengkap sesuai dengan ketentuan seragam satpam.
2. Bertindak sopan, ramah tetapi tegas, luhur, berani, adil, dan bijaksana.
3. Ulet, tabah, sabar dan percaya diri dalam mengemban tugasnya.
4. Memegang teguh rahasia yang dipercayakan kepadanya.
5. Cepat tanggap (responsive) dalam memberikan perlindungan dan pengamanan.
6. Menaati peraturan dan menghormati norma yang berlaku di Perusahaan.
7. Dilarang bersikap acuh tak acuh/ tidak sopan baik kepada tamu, nasabah, karyawan maupun masyarakat sekitarnya.
8. Dapat menciptakan suasana lingkungan kerja yang bersih, aman, nyaman dan tenteram.
B. Tata Cara Serah Terima Tugas Penjagaan.
Setiap pergantian tugas dan penjagaan dari shift satu ke shift berikutnya diwajibkan adanya acara “serah terima” tugas penjagaan.
Adapun tata cara penyerahan tersebut adalah sebagai berikut:
1. 15 menit sebelum acara serah terima dimulai harus sudah berada di tempat jaga.
2. Tidak diperbolehkan masuk dalam ruang jaga agar petugas jaga yang lama dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan tertib.
3. Petugas jaga yang lama wajib membersihkan ruang penjagaan sebelum serah terima dilakukan.
4. Serah terima dilakukan tepat pada waktu yang ditentukan (jam pergantian shift).
5. Satu orang petugas jaga dari shift jaga lama dengan orang petugas jaga dari shift yang akan menggantikan melakukan:
· Pemeriksaan buku – buku/ register yang harus ada di penjagaan apakah dalam keadaan lengkap dan telah ditanda-tangani oleh petugas jaga yang lama.
· Pemeriksaan barang-barang inventaris di ruang penjagaan apakah telah sesuai dengan daftar yang ada (diserahterimakan).
· Pemeriksaan alat – alat lainnya yang diperlukan.
· Pemeriksaan apakah ada pengumuman – pengumuman/ instruksi yang dilanjutkan.
6. Setelah hal-hal tersebut dilakukan, segera diadakan “apel serah terima”, yang dipimpin oleh salah seorang penjaga.
7. Dalam apel serah terima tersebut, petugas jaga shift yang lama melaporkan kejadian–kejadian penting pada saat mereka bertugas (apabila ada), dan menyerahkan tugas selanjutnya kepada petugas yang baru.
8. Petugas jaga yang baru menyatakan menerima penyerahan tersebut.
C. Peraturan Tata Tertib Satpam
a. Semua anggota satpam diharap untuk:
· Menghapal semua nama dan orang atau staf Perusahaan untuk mempermudah dalam penyampaian informasi apabila diperlukan.
· Dilarang mengosongkan pos satpam, jika ada telepon atau radio panggil agar bisa secepatnya merespons.
· Menegur dan menganjurkan pemakaian sabuk pengaman bagi pengendara mobil dan helm bagi yang membawa sepeda motor.
· Dilarang tidur waktu tugas.
· Melaksanakan timbang terima penjagaan.
· Melaksakan tugas sebagai pengaman dan penertib di lingkungan kerja.
· Melaksanakan kegiatan pelatihan PBB dan beladiri.
· Menindaklanjuti setiap laporan yang masuk.
· Siap siaga dalam melaksanakan tugas.
· Melaksanakan Check-clock presensi.
· Pelarangan dan lain-lain yang merupakan tindakan pertama pencegahan tindakan kriminal.
· Loyal pada pimpinan dan melaksanakan setiap tugas dengan sebaik-baiknya atas instruksi (Danru dan Chief security) serta melaksanakan semua peraturan yang berlaku di perusahaan dan lokasi kerja.
b. Larangan:
· Mabuk–mabukan pada saat bertugas.
· Merokok pada saat bertugas.
· Meninggalkan pos tanpa ijin.
· Bertindak tidak sopan.
· Berjudi/ main kartu biarpun tanpa uang.
· Mengucapkan kata–kata makian meskipun dengan bahasa daerah.
· Berkelahi sesama rekan kerja.
· Melanggar 4 dasar mental (ikhlas, jujur, disiplin, tanggung jawab).
· Menyebar isu sara.
III. PROSEDUR MENERIMA TAMU
1. Berikan sapaan terlebih dahulu dengan sikap ramah, sopan santun, simpatik, pada sikap berdiri dengan mengucapkan “ Selamat pagi/ siang/ sore, bisa dibantu Pak/ Bu?”
2. Setelah tamu memberitahukan tujuan dan identitasnya, persilakan tamu duduk di ruang tunggu yang telah disediakan.
3. Segera menghubungi pertelepon orang yang dituju tersebut dengan mengucapkan: “Salam, petugas jaga disini ada tamu yang ingin menemui bapak/ibu …………dari……….
4. Apabila orang/ staf yang dituju mempunyai sekretaris, sekretaris tersebut harus dihubungi dan diberitahukan adanya tamu.
5. Apabila sudah ada konfirmasi orang yang dituju akan diterima di ruang kerja, ruang tamu, atau masih disuruh menunggu segera konfirmasikan kepada tamu tersebut.
6. Antar/ berilah petunjuk mengenai lokasi yang harus dituju tempat tamu diterima dan mintalah tamu untuk mengisi buku tamu dan berilah tanda visitor kepada tamu tersebut.
7. Dalam keadaan tertentu yang disebut oleh pimpinan, petugas jaga wajib mengantar/ mengawal tamu sampai dengan resepsionis, misal:
· Tamu tersebut adalah pejabat tinggi dari suatu instansi pemerintah.
· Tamu tersebut adalah karyawan yang pempunyai masalah kepegawaian.
8. Ucapan terima kasih saat tamu akan meninggalkan kantor dan mintalah kembali kartu visitor.
IV. PROSEDUR MENERIMA BERITA MELALUI TELEPON
1. Segera angkat begitu telepon berdering, jangan biarkan telepon berdering berulang kali.
2. Berikan salam dengan mengucapkan “Selamat pagi/ siang/ sore satpam perusahaan ada yang bisa saya Bantu, dengan siapa kami bicara?”
3. Setelah penelepon menyebutkan identitasnya kemudian menginginkan berbicara dengan seseorang di dalam, serta mengucapkan “Dengan (sebutkan sekali lagi nama dan departemen dari….. untuk menghindari kesalahan orang yang dikehendaki ) mohon tunggu pak/ bu”.
4. Segera hubungi orang yang dimaksud (tekan tombol “hold”) dan tekan nomor extention yang dituju dengan mengucapkan “selamat pagi/ siang/ sore…..pak/ibu satpam jaga disini ada telepon dari……(sebutkan identitas penelepon) bisa diterima Pak/ Bu.
5. Apabila sudah ada persetujuan, segera sambungkan telepon, dengan Mengucapkan “silakan“ kepada si penelepon.
6. Apabila orang yang dikehendaki tidak ada di tempat atau keberatan menerima telepon tersebut, segeralah berbicara dengan si penelepon dengan menutup sementara dan kembali “maaf pak/bu… sedang tidak di tempat, ada yang bisa saya sampaikan … baik pak/bu kami sampaikan terima kasih”
7. Apabila si penelepon memberikan pesan, segera catat semua pesan dalam “message list form “ dan sampaikan saat orang yang dimaksud sudah berada di tempatnya.
8. Semua telepon yang diterima harus dicatat dalam buku “message list form“ dengan mencatat; siapa yang menelpon, dari mana, untuk siapa, isi berita kapan diterima ( tgl, hari, jam ) dan yang menerima.
9. Dalam menerima telepon suara harus jelas dan berwibawa, sehingga mudah didengar, hindari kata –kata dan cara yang kurang sopan.
V. PROSEDUR PENGISIAN BUKU
1. Buku tamu (visitor book)
Buku untuk mencatat keluar-masuknya tamu yang berisi catatan–catatan:
· Tanggal
· Nama tamu
· Alamat tamu
· Nama orang yang akan ditemui
· Alamat orang yang akan ditemui
· Keperluan.
· Jam masuk
· Jam keluar
· Tanda tangan
· Nomor kendaraan tamu
· Nomor kartu i.d card yang digunakan tamu
2. Buku telepon
Buku untuk Mencatat keluar masuknya tamu, yang beisi catatan–catatan:
· Hari tanggal
· Jam
· Nama penelepon
· Untuk siapa
· Isi berita
· Nama Penerima telepon
3. Buku Patroli
Untuk mencatat setiap keadaan atau situasi pada saat mengadakan patroli pada areal perumahan maupun gedung, yang berisi catatan–catatan:
· Hari tanggal
· Jam patroli
· Keterangan
· Bukti amino
· Tanda tangan petugas
4. Buku Mutasi
Untuk mencatat setiap keadaan detik demi detik di wilayah/ areal perumahan/ gedung, yang berisi:
1. Kolom 1
· nama petugas
· tanggal jaga
· waktu jaga
2. kolom II
· Jam
· keterangan yang berisi kejadian–kejadian Kendaraan/ orang/ tamu keluar masuk wilayah/ area perumahan/ gedung
3. Kolom III = Acara serah terima
STANDAR LAYANAN SATPAM
I. PERSIAPAN DAN PERALATAN
PENAMPILAN DIRI
1. Pastikan potongan rambut selalu rapi
· 3 cm bagian depan/ poni
· 2 cm bagian samping/ atas telinga
· 1 cm bagian belakang/ tengkuk
2. Pastikan pemakaian seragam sesuai dengan jadwal
· Seragam putih-biru
· Seragam biru tua
· Pakaian dinas umum
3. Pastikan pemakaian KELENGKAPAN TUGAS:
· KTA (Kartu Tanda Anggota)
· ATRIBUT (Lambang Perbanas, Polda, dan Bank)
· IKAT PINGGANG
· TALI KUR
· TOPI PDL (Pakaian Dinas Lapangan)
· SEPATU PDH (Pakaian Dinas Harian)
· DASI (Khusus Satpam yang bertugas di dalam gedung)
4. Pastikan pemakaian PERLENGKAPAN TUGAS:
· BORGOL
· SANGKUR
· PISTOL GAS AIRMATA
· TONGKAT
· KOPEL
KERAPIHAN DAN KONDISI TEMPAT KERJA
· Periksa kerapihan dan kebersihan tempat kerja, POS JAGA di luar LOBY dan Meja Kerja di dalam LOBY.
· Pastikan bahwa kondisi POS JAGA dan Meja Kerja bersih dari peralatan/ benda yang tidak semestinya (contoh: jaket, helm, gelas minum, makanan)
· Pastikan tidak ada petugas lain selain SATPAM di POS JAGA/ Meja Kerja. (contoh: cleaning service, driver, dll.)
HAL – HAL YANG TIDAK BOLEH DILAKUKAN
1. SATPAM SAAT JAM KERJA
SIKAP
· Tidak TANGGAP dan ANTUSIAS menyambut dan melayani nasabah.
· Tidak menjaga INTEGRITAS DIRI dengan menerima uang parkir nasabah.
· Tidak menjaga KETERTIBAN dan KEAMANAN di halaman parkir Bank.
POSISI
· DUDUK/ NGOBROL dengan orang lain di dalam POS JAGA maupun di halaman parkir DAN PADA HARI LIBUR/ TUTUP KANTOR.
· Menggunakan SANDAL dan menggulung celana dinas pada saat hari hujan.
· MENDENGARKAN RADIO di pos jaga pada saat jam tugas/ dinas.
· Tidak memakai seragam pada saat jam tugas/ dinas walaupun hari libur/ tutup kantor.
· TIDUR SIANG/ MALAM pada saat menjalankan tugas jaga malam ATAU pada HARI LIBUR/ TUTUP KANTOR.
· MEROKOK di lokasi Rumah sakit 24 jam.
· MEMBACA KORAN/ MAJALAH/ TABLOID di meja satpam ATAU di area penjagaan pada saat jam tugas/ dinas.
· NGOBROL dengan orang lain pada saat jam dinas dan mengacuhkan pengunjung yang datang.
TINDAKAN – TINDAKAN YANG TERLARANG
1. Pencurian atau tindakan penggelapan aset milik perusahaan.
2. Memperlakukan dengan kasar atau menganiaya teman sekerja atau karyawan, karyawan pimpinan ataupun keluarganya.
3. Melakukan Perusakan baik dengan sengaja maupun karena kecerobohan terhadap Aset milik Perusahaan.
4. Memberikan keterangan palsu.
5. Mabuk atau mengunakan obat–obat terlarang atau main judi dalam pekarangan perusahaan.
6. Menyuap karyawan Perusahaan.
7. Membuka rahasia pribadi karyawan, Pimpinan Perusahaan atau keluarganya.
8. Menolak untuk melaksanakan perintah yang wajar.
9. Menipu dan memberi keterangan yang tidak benar atau tidak lengkap sewaktu melamar pekerjaan maupun sewaktu mengikat Perjanjian kerja.
10. Merusak kepercayaan Perusahaan dengan menerima suap dalam bentuk uang, barang atau jasa, sehingga merugikan kepentingan/ nama baik Perusahaan.
11. Mengajak karyawan perusahaan, keluarga mereka atau petugas lain dari perusahaan untuk bertindak berlawanan dengan hukum atau kesusilaan.
12. Melakukan pelanggaran berat atas undang–undang Republik Indonesia.
13. Bekerja pada Perusahaan lain baik secara sambilan maupun secara penuh tanpa terlebih dahulu mendapatkan persetujuan tertulis dari Pimpinan Perusahaan.
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
1. Memberikan pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan, kemampuan dan keterampilan bagi anggota satuan pengaman dalam melaksanakan tugas dan untuk menuju profesionalisme.
2. Pendidikan dan pelatihan dilaksanakan berjenjang dan berlanjut yang pelaksanaannya pada setiap triwulan setiap tahun.
3. pelaksanaan pendidikan dan pelatihan:
a. Dalam triwulan I
· Peraturan baris berbaris
· Peraturan penghormatan
· Pengendalian lalu-lintas
· Peraturan disiplin/ tata tertib security
· Mengenal borgol dan kopel
· Mengenal cara mendekati dan menanyai orang
· Mengenal cara patroli/ kontrol
· Mengenal cara menangkap dan menggeledah orang
· Mengenal cara pembuatan laporan dan pencatatan dalam journal penjagaan
b. Dalam triwulan II
· Pengetahuan tentang pengamanan
· Mengenal alat–alat pemadam kebakaran
· Pencegahan dan penanggulangan bahaya kebakaran
· Pengetahuan tentang bahaya teroris dan ancaman bom
· Pengetahuan tentang P3K
· Pengetahuan tentang tempat kejadian perkara (TKP)
c. Dalam triwulan III
· Ceramah pembinaan mental
· Ceramah pembinaan moral
· Ceramah pembinaan disiplin dan tata tertib
· Ceramah kesadaran hukum
d. Dalam triwulan IV
· Senam Aerobik
· Bela diri karate
· Bela diri perkelahian bebas
· Bela diri sangkur
PENUTUP
Demikian GARIS BESAR PROSEDUR OPERASIONAL dan STANDAR LAYANAN SATPAM ini dibuat untuk memberikan petunjuk serta pedoman secara tertulis kepada anggota satpamdalam melaksanakan tugas.
Petunjuk ini tidak menutup kemungkinan akan mengalami perubahan sesuai dengan perkembangan kondisi dan situasi yang ada.
